serve studio -- appointment + cancellation policy

Afspraak- en Annuleringsbeleid — Serve Studio (NL)

Laatst bijgewerkt: 12 september 2025

1. Afspraak Maken

Voor het reserveren van een afspraak is een niet-restitueerbare aanbetaling vereist.

  • De aanbetaling bevestigt de gekozen datum en tijd en wordt verrekend met de totale prijs van de dienst.

  • Het resterende bedrag dient op de dag van de afspraak te worden voldaan, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

  • Door de aanbetaling te betalen gaat u akkoord met dit beleid.

2. Verzetten & Annuleren (door Klant)

  • U kunt een afspraak maximaal drie (3) keer kosteloos verzetten, mits u ons minimaal 48 uur van tevoren informeert.

  • Bij annulering of verzetten binnen 48 uur voor de afspraak vervalt de aanbetaling of wordt het volledige bedrag in rekening gebracht indien de aanbetaling al is verrekend.

  • Bij herhaaldelijk te late annuleringen of meer dan drie verplaatsingen kan een nieuwe aanbetaling worden verlangd of kan toekomstige dienstverlening worden geweigerd.

3. Te Laat & No-Show

  • Zorg dat u op tijd aanwezig bent. Komt u meer dan tien (10) minuten te laat, dan kan de afspraak als no-show worden beschouwd en worden geannuleerd.

  • Bij een no-show (niet verschijnen zonder bericht) wordt het volledige bedrag van de geboekte dienst in rekening gebracht en wordt de aanbetaling niet terugbetaald.

4. Overmacht / Wijziging door Serve Studio

  • Omstandigheden buiten de redelijke controle van Serve Studio—zoals ziekte van personeel, defecte apparatuur, stroomstoringen, extreem weer, overheidsmaatregelen of een noodsituatie in het pand—kunnen ertoe leiden dat wij een afspraak moeten verzetten of annuleren.

  • In dat geval blijft de aanbetaling niet-restitueerbaar, maar bieden wij u kosteloos een nieuwe datum of een tegoed ter waarde van de aanbetaling dat binnen 6 maanden kan worden gebruikt.

  • Serve Studio is niet aansprakelijk voor indirecte schade of bijkomende kosten (zoals reis- of verblijfskosten) die hieruit voortvloeien.

5. Uitzonderlijke Omstandigheden voor Klanten

  • Bij echte noodgevallen (zoals ernstige ziekte, ongeval of extreem weer) kan Serve Studio naar eigen inzicht een eenmalige coulance bieden, zoals het kosteloos verzetten van de afspraak of een tegoedbon; geld terug wordt echter nooit verstrekt.

6. Communicatie & Bevestiging

  • Alle wijzigingen of annuleringen dienen schriftelijk per e-mail te worden doorgegeven via hello@servestudio.nl.

  • Een afspraak wordt pas als geannuleerd of verzet beschouwd wanneer u een schriftelijke bevestiging van Serve Studio hebt ontvangen.

  • Berichten via sociale media gelden niet als officiële kennisgeving.

7. Groeps- of Meervoudige Boekingen

  • Voor groepsafspraken of meerdere diensten kunnen afzonderlijke aanbetalingen per dienst vereist zijn. Eventuele aanvullende voorwaarden worden bij de boeking verstrekt.

8. Gezondheid & Veiligheid

Serve Studio behoudt zich het recht voor om een dienst te weigeren of te beëindigen wanneer een klant tekenen vertoont van ziekte, besmettelijke aandoeningen, intoxicatie of andere omstandigheden die de gezondheid of veiligheid van personeel of andere klanten in gevaar kunnen brengen. Aanbetalingen worden in dat geval niet gerestitueerd.

9. Aanpassing van Diensten

Indien bepaalde producten, apparatuur of medewerkers niet beschikbaar zijn, kan Serve Studio een gelijkwaardige dienst of een vervangende specialist aanbieden. De aanbetaling blijft geldig en wordt niet gerestitueerd.

10. Informatieplicht Klant

Klanten zijn verplicht alle relevante medische aandoeningen, allergieën en gevoeligheden vooraf te melden. Serve Studio is niet aansprakelijk voor nadelige reacties die voortvloeien uit het niet melden hiervan of het niet opvolgen van nazorginstructies.

11. Toestemming Fotografie & Media

Met mondelinge toestemming kan Serve Studio foto’s of video’s van de uitgevoerde dienst maken voor marketingdoeleinden. Klanten kunnen deze toestemming op elk moment vóór publicatie intrekken.

12. Kinderen & Begeleiding

Voor de veiligheid en rust mag uitsluitend de klant die de behandeling ondergaat aanwezig zijn in de behandelruimte, tenzij vooraf anders is overeengekomen.

13. Betaling & Terugboekingen

Door te boeken geeft u toestemming aan Serve Studio om de overeengekomen kosten te innen. Onterechte terugboekingen of betalingsgeschillen kunnen leiden tot weigering van toekomstige boekingen en het verhalen van bijkomende kosten.

14. Recht om Dienst te Weigeren

Serve Studio behoudt zich het recht voor om service te weigeren aan iedereen die zich ongepast, agressief of onveilig gedraagt, zonder restitutie van aanbetaling of servicekosten.

15. Beperking van Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van Serve Studio voor een wijziging of annulering—ongeacht of deze door de klant of Serve Studio zelf wordt geïnitieerd—is beperkt tot het bedrag van de betaalde aanbetaling of servicekosten.
Serve Studio is niet verantwoordelijk voor indirecte of gevolgschade, zoals reis-, kinderopvang- of inkomstenderving.

 

Appointment & Cancellation Policy — Serve Studio (EN)

Last updated: 12 September 2025

1. Booking Your Appointment

To reserve your appointment at Serve Studio, a non-refundable deposit is required at the time of booking.

  • The deposit secures your chosen date and time and will be applied toward the total service cost.

  • The remaining balance is due on the day of your appointment, unless a different arrangement is confirmed in writing.

  • By paying the deposit, you agree to all terms in this policy.

2. Rescheduling & Cancellations (Client-Initiated)

  • You may reschedule up to three (3) times without penalty if you notify us at least 48 hours in advance.

  • Cancellations or rescheduling within 48 hours result in forfeiture of the deposit, or the full service amount if the deposit has already been applied.

  • Repeated late cancellations beyond the three allowed changes may require a new deposit or refusal of future bookings.

3. Late Arrivals & No-Shows

  • Please arrive on time. Arrivals more than ten (10) minutes late may be treated as a no-show and the appointment may be cancelled.

  • No-shows (failure to attend without prior notice) are charged the full service price and deposits are not refundable.

4. Force Majeure / Serve Studio-Initiated Changes

  • Circumstances beyond Serve Studio’s reasonable control (e.g. illness of staff, sudden equipment failure, power outages, extreme weather, governmental restrictions, building emergencies) may require us to reschedule or cancel your appointment.

  • In such cases, deposits remain non-refundable, but we will offer a new appointment date or a credit equal to the deposit amount to be used within 6 months.

  • Serve Studio is not liable for indirect costs, damages, or consequential losses (e.g. travel expenses) resulting from such changes.

5. Exceptional Circumstances for Clients

  • True emergencies (serious illness, accidents, extreme weather) will be considered on a case-by-case basis. At Serve Studio’s sole discretion, a one-time courtesy reschedule or credit may be offered; however, cash refunds are never provided.

6. Communication & Confirmation

  • All changes or cancellations must be requested in writing via hello@servestudio.nl.

  • An appointment is only considered rescheduled or cancelled once you have received written confirmation from Serve Studio.

  • Social-media messages are not accepted as official notice.

7. Group or Multi-Service Bookings

  • For multi-service or group bookings, separate deposits may be required per service. Additional conditions may apply and will be provided at the time of booking.

8. Health & Safety

Serve Studio reserves the right to refuse or discontinue a service if the client shows signs of illness, contagious conditions, intoxication, or any circumstance that may compromise the health and safety of staff or other clients. Deposits remain non-refundable.

9. Service Adjustments

If specific products, equipment, or staff members are unavailable, Serve Studio may provide a comparable service or a qualified substitute technician. Deposits remain valid and non-refundable.

10. Client Duty of Disclosure

Clients must disclose all relevant medical conditions, allergies, and sensitivities before treatment. Serve Studio is not responsible for adverse reactions resulting from undisclosed conditions or failure to follow aftercare instructions.

11. Photography & Media Consent

With the client’s verbal consent, Serve Studio may take photos or videos of services performed for marketing purposes. Clients may withdraw consent at any time before publication.

12. Children & Guests

For safety and comfort, only the client receiving the service may be present in the treatment area unless otherwise agreed in advance.

13. Payment & Chargebacks

By booking, you authorise Serve Studio to collect the agreed fees. Unauthorised chargebacks or payment disputes may result in suspension of future bookings and recovery of associated costs.

14. Right to Refuse Service

Serve Studio reserves the right to refuse service to anyone displaying inappropriate, abusive, or unsafe behaviour, without refund of any deposit or service fees.

15. Limitation of Liability

Serve Studio’s liability for any appointment change or cancellation—whether client- or studio-initiated—is limited to the amount of the paid deposit or service fee.
Serve Studio is not responsible for indirect or consequential losses such as travel costs, childcare, or lost income.